Em uma escala de 1 a 10, como você avaliaria a sua própria produtividade no trabalho?
Lembre-se que não importa o quão produtivo você possa ser, haverá sempre oportunidades para melhorar e aumentar o seu nível de produção.
O primeiro passo é ser uma pessoa orientada para os resultados. O restante se baseia em pensamentos, atitudes e estratégias que ajudarão a manter o foco e alcançar resultados mais elevados.
O experimento faz parte da vida de quem deseja aumentar a produtividade. Diferentes métodos e sistemas são testados para verificar se devem ser adotados ou descartados, dependendo da eficácia que eles proporcionam.
Para a sua sorte, já utilizamos muitas técnicas eficientes e compartilharemos com você nesse post como poderá colocá-las em prática para produzir mais em menos tempo e com melhor qualidade. Confira!
1. Planeje o seu dia na noite anterior
Antes de dormir, gaste apenas cinco minutos para planejar o dia seguinte.
** Liste todas as coisas que você deseja e o que precisará fazer.** Coloque as tarefas em ordem de prioridade.
Dessa forma, você poderá dormir mais tranquilo, sem se preocupar em lembrar o que terá que fazer no dia seguinte. Além disso, terá maior foco ao acordar desperdiçando menos tempo do seu dia.
2. Liste as tarefas mais difíceis em primeiro lugar
Além de ordenar as tarefas por prioridade, procure posicionar as mais difíceis de serem realizadas no topo da sua lista.
À medida que o dia vai passando e as atividades mais desafiadoras vão sendo eliminadas, o dia vai melhorando com uma agenda mais leve.
3. Identifique seus períodos de produtividade
Todos nós temos um período do dia em que somos mais produtivos.
Algumas pessoas produzem mais pela manhã, outros a tarde e outros ainda durante a noite e madrugada.
Identifique estes períodos e programe as tarefas mais difíceis para serem realizadas neles.
Assim, no restante do dia, poderá executar atividades mais leves.
4. Faça uma coisa de cada vez
Se você possui tarefas que exijam um alto nível de concentração, mantenha o foco em realizá-las uma de cada vez.
Não tente ser multitarefas nesses casos, pois o trabalho pode até ser rapidamente concluído, mas poderá perder a qualidade e ter ocorrências de falhas no processo.
Na verdade, se você fizer uma coisa de cada vez, o foco em cada tarefa poderá ser maior aumentando a qualidade dos resultados e reduzindo o tempo necessário para realizá-las.
5. Priorize o que deve ser feito
Tarefas que não possuem urgência em serem realizadas e estão na lista somente por serem agradáveis ou por desejo de fazer precisam ser removidas por completo.
Por que desperdiçar o seu tempo fazendo algo que não é importante? Avalie constantemente as coisas que você faz refletindo sobre a sua real importância naquele momento.
Muitas vezes, descobrirá um monte de atividades que, além de tomar o seu tempo, não estão levando a lugar algum.
Corte ou adie essas tarefas da lista e dos seus hábitos diários para focar no que realmente importa.
Existe uma regra chamada 80/20 que se refere ao fenômeno em que 20% das ações levam a 80% dos resultados. Então, identifique quais são esses 20% e concentre-se nas tarefas que geram os 80% dos resultados.
6. Faça da sua lista um hábito de controle
Uma lista de coisas a fazer permite identificar rapidamente todas as tarefas que precisam ser feitas no seu dia reduzindo o esforço mental para se lembrar delas.
Porém, algumas atividades urgentes acabam aparecendo. Adicione-as na lista do lado ou abaixo da tarefa que está realizando para não esquecer.
Caso não seja tão urgente ou importante pode ser adicionada na lista do dia seguinte.
Quando tiver o hábito de usar a lista, poderá melhorar a sua organização e eficiência. Sendo assim, faça uma lista adaptável para adicionar as tarefas que surgirem e tiverem menor importância para serem realizadas mais tarde.
Durante todo o dia, haverá muitas coisas que exijam a sua atenção e, para não perder o foco, vá adicionando essas atividades menos urgentes.
Geralmente são pequenos trabalhos que não levam muito tempo, mas podem ser muito importantes.
7. Não adie as suas tarefas
O pensamento de deixar para depois o que precisa ou pode ser feito agora representa um grande gastador de tempo e leva a grandes acúmulos de tarefas.
Para ajudar a mudar esse pensamento, sempre que pensar em adiar uma tarefa por indisposição, preguiça ou dificuldade, lembre-se de quantas coisas que poderia ter realizado se nunca deixasse nada para depois.
Essa prática com o tempo se tornará hábito e a sua produtividade pessoal aumentará espantosamente.
8. Use ferramentas de produtividade
Existem ferramentas, softwares e hardwares, que nos ajudam a ser mais produtivos e você deve utilizá-las.
O Google Now, por exemplo, é um aplicativo que poder ser utilizado em smartphones, tablets e notebooks e serve como um assistente pessoal.
Com ele você pode criar listas de tarefas, fazer pesquisas na internet, mandar mensagens, realizar chamadas, fazer anotações e muito mais apenas utilizando o comando de voz.
Ou seja, você não precisa mais parar o que está fazendo para realizar essas tarefas. Basta dizer o comando e o aplicativo faz o trabalho para você.
O Google Now é apenas um exemplo. Faça uma pesquisa na internet e descobrirá uma infinidade de recursos, gratuitos ou não, que podem tornar-se aliados da sua produtividade.
9. Pratique a meditação
A meditação ajuda a limpar a mente, acalma a ansiedade, faz a sua consciência despertar para as prioridades e ajuda você a se concentrar no trabalho.
Quanto maior for a sua clareza mental, mais poderá se concentrar nas tarefas, e a produtividade será elevada com qualidade.
Reserve trinta minutos do seu dia em um local silencioso e com boa vista, ouça os sons da natureza ou escute músicas tranquilas. Sente-se ou deite-se para ficar confortável.
Feche os olhos e reflita sobre o mundo a sua volta e como você interage como ele. Os resultados podem ser fantásticos.
10. Durma bem
Um bom sono pode aumentar consideravelmente os níveis de produtividade.
Lembre-se que não é só a quantidade de horas dormidas que importa, mas a qualidade do sono.
A lista de tarefas já elimina boa parte das preocupações em lembrar o que será feito no dia seguinte. Então, antes de dormir, tente relaxar.
Afaste-se da televisão, computadores, telefones e qualquer outro dispositivo que tome a sua atenção.
Você pode utilizar esse momento para praticar a meditação e limpar a desordem mental. Verá como consegue dormir melhor.
11. Acorde mais cedo
A vida profissional é uma verdadeira competição. Por isso, comece o seu dia à frente dos outros.
Acordar cinco ou dez minutos antes pode ser o suficiente para adiantar muitas coisas e deixar você ainda mais motivado para se manter na liderança.
O dia ficará um pouco mais longo dando tempo para realizar mais tarefas do que o habitual.
12. Seja organizado
Manter tudo de forma organizada faz com que as tarefas sejam mais fáceis de serem identificadas e realizadas.
Tenha um bom sistema de arquivamento para os seus documentos (tanto para as cópias digitais quanto para as impressas) para que você possa acessar o que quiser com facilidade e rapidez. Essa é apenas uma dica.
Você deve analisar o nível de organização física e digital que possui e tentar melhorá-lo da forma como puder.
13. Elimine suas distrações
Durante o dia, muitas distrações podem afetar o nosso desempenho no trabalho.
Páginas de redes sociais, televisão, rádio, telefone, conversas paralelas e outros desperdiçadores de tempo devem ser removidos antes mesmo de começar a trabalhar.
Se você não precisa da internet para executar certas tarefas, corte o acesso por completo.
Você vai perceber que, naturalmente, começará a fazer o seu trabalho no devido tempo.
14. Divirta-se trabalhando
Encontre uma maneira mais agradável e divertida de se fazer as coisas e verá como o trabalho ficará mais empolgante.
Esse método é um dos melhores e mais utilizados para elevar os níveis de produtividade.
Dedique um tempo para pensar como pode fazer as tarefas mais complexas serem divertidas e motivadoras e surpreenda-se com os resultados.
Você pode brincar de desafiar a si mesmo cronometrando o tempo que leva para realizar certas tarefas e sempre buscar quebrar um novo recorde.
15. Aprenda com os melhores
Identifique os profissionais que são os melhores no que você faz. Siga-os, aprenda com eles, entenda as melhores práticas utilizadas, adote e molde-as aos seus comportamentos.
Isto influenciará na sua curva de aprendizagem, o tornará um profissional mais completo, atualizado e eficiente aumentando as chances de sucesso na carreira.
16. Delegue tarefas
Muitas tarefas que você executa podem ser realizadas por outras pessoas. Talvez até melhor do que você mesmo.
Avalie o que você faz para descobrir se alguma atividade pode ser transferida para alguém com mais tempo disponível e/ou com maiores habilidades para realizá-las.
Tire o máximo proveito do tempo que você tem delegando essas tarefas.
17. Terceirize a produção
Se você paga alguém para realizar os trabalhos, pode utilizar a internet para contratar um profissional freelancer sem qualquer vínculo empregatício.
Devido à concorrência, é possível encontrar profissionais dispostos a realizarem um trabalho de ótima qualidade com preços bastante atraentes.
18. Recompense a si mesmo
Um incentivo pode animar as coisas. Estabeleça pequenas recompensas por suas metas alcançadas diariamente, mensalmente e anualmente.
As recompensas devem ter a importância do esforço dedicado e boa relevância para você.
Por exemplo: uma boa recompensa diária seria realizar uma atividade prazerosa com o tempo que sobra no fim do dia.
Na sexta-feira ou sábado, um happy hour com amigos pode servir como uma recompensa semanal.
Caso bata a meta anual, presenteie-se com uma viagem de férias. A final, você merece.
19. Aprenda a dizer não
Muita gente tem dificuldades em dizer não, mas às vezes é preciso.
Dizer sim para todas as pessoas e coisas que você não quer fazer, tarefas que não são importantes, e as atividades que não estão relacionadas com os seus objetivos, impedirá o progresso do que realmente importa ou do que você realmente deseja fazer.
Se você quer fazer tudo conforme o planejado, significa que terá de levantar e dizer não para outras pessoas e coisas que possam te desviar do objetivo traçado.
20. Crie um ambiente propício
Seu ambiente de trabalho tem um papel fundamental no quesito desempenho.
Certifique-se de que você está trabalhando em um espaço pessoal e que te motiva.
Prepare um ambiente organizado, limpo, confortável, silencioso ou com sons ambientes estimulantes da concentração e relaxamento.
Use odores agradáveis, iluminação na medida certa e incentivos visuais para motivá-lo a alcançar as metas pessoais e profissionais.
21. Melhore a sua postura
Talvez você não saiba, mas a postura pode afetar a sua produtividade.
Procure sentar de forma confortável, mas mantenha a postura correta.
Uma boa postura contribui para diminuir o cansaço gerado e impede o surgimento de dores na coluna vertebral e músculos.
Além disso, quanto mais confortável estiver, mais tempo terá a sua capacidade de atenção e produtividade focada no trabalho.
22. Limite os seus pensamentos
Não se preocupe com cenários hipotéticos e que ainda não ocorreram.
Muitos pensamentos e sentimentos negativos são gerados por essas preocupações desnecessariamente, uma vez que muitas dessas situações nunca ocorrerão.
Evite viver em uma bolha com esses pensamentos. Ao contrário, foque em soluções para cada situação, caso venham a acontecer no futuro.
Assim você se sentirá mais seguro e confiante.
23. Aproveite melhor o tempo no transporte
O transporte pode representar grande parte do seu dia. Por isso, tente reduzir o tempo do trajeto traçando rotas mais curtas, pegando um táxi, pegando uma carona do trabalho para casa, etc.
Se tudo isso não for possível, encontre maneiras de aproveitar melhor o tempo no ônibus, metrô ou táxi para ser produtivo.
Realize tarefas mais simples e que exijam menos concentração durante o trajeto.
Com ferramentas como o Google Now, citada anteriormente, até mesmo dirigindo você pode fazer do seu tempo de viagem mais produtivo.
24. Defina uma meta
Um alvo ou uma meta lhe dará algo para se apegar.
É a motivação que você precisa para melhorar a produtividade. Melhor ainda. É um desafio que deve ser superado por você.
As metas devem ser divididas por etapas de curto, médio e longo prazo para ajudar a manter o foco e serem alcançáveis para não gerar frustrações.
25. Tire férias
Depois de um ano colocando todas essas dicas em prática, é normal ficar cansado fisicamente e mentalmente.
Chega uma hora em que o desempenho fica seriamente comprometido. Por isso, tire férias.
Essa será uma boa recompensa por todo o esforço dedicado no trabalho. Quando voltar, comece tudo de novo e supere a si mesmo.
As dicas entregues nesse post somente trarão resultados reais se forem colocadas em prática.
Caso contrário, não passarão de teorias. Para aumentar a produtividade no trabalho e ter sucesso na carreira dependerá de sua própria vontade e dedicação.
Então, arregace as mangas e bom trabalho!